Dateien speichern, synchronisieren und weitergeben ist mit den verfügbaren Tools sehr einfach. In diesem Artikel stelle ich Euch die wichtigsten Anbieter vor.
Der Umgang mit Daten ist in den letzten Jahren zu einem wichtiger Faktor für den Erfolg des Unternehmens geworden. Die Speicherung von Dateien muss absolut sicher sein und der Zugriff jederzeit möglich.
Stehen wichtige Daten nur für Stunden nicht zur Verfügung, kann das ernsthafte Konsequenzen haben. Die Zwangspause einiger Mitarbeiter, die das Unternehmen ohne Mehrwert für das Unternehmen Geld kostet, gehört noch zu den kleineren Auswirkungen. Gehen Daten komplett verloren oder ist der Zugriff vorübergehend nicht möglich, verliert das Unternehmen unter Umständen Aufträge oder es bleiben teure Maschinen stehen.
Auch die Synchronisation der Daten auf die verschiedenen Geräte wird immer wichtiger. So kann sich der Vertriebsmitarbeiter auf der Fahrt zum Kunden über sein Smartphone die neuesten Informationen holen.
Mit den Online Speicherdiensten werden Deine Daten auf allen Geräten synchronisiert. Dabei hast Du stets die Auswahl welche Daten Du auf welchem Gerät verfügbar haben möchtest.
Für die Weitergabe von Daten an Deine Kunden oder Geschäftspartner stand früher die E-Mail oder die Freigabe auf einem Server durch den Administrator zur Verfügung. Die Cloudspeicher Dienste bieten eine einfache Freigabe von Daten an. Diese kann auch zentral geregelt werden, wenn Du die Freigabe bestimmter Daten für manche Mitarbeiter einschränken möchtest.
Praxis-Tipp: So wird das Tool intern eingesetzt:
Bei meinen Projekten setze ich alle Anbieter auf dieser Seite ein.
Das liegt an der Preisstruktur der Anbieter und an der Freigabe und gemeinsamen Bearbeitung von Daten mit Kunden und Geschäftspartnern, die den entsprechenden Anbieter nutzen. Jeder dieser Anbieter bietet kostenfrei 2 – 15 GB Speicherplatz an. Dieser lässt sich durch bestimmte Aktionen, wie die Einladung neuer Nutzer, erweitern.
Sowohl normale Dokumente als auch Videoprojekte werden bei bestehender Internetverbindung automatisch synchronisiert. So können Mitarbeiter und Kunden bei einer Datenfreigabe sofort darauf zugreifen. Durch die Synchronisation werden die Daten praktisch in Echtzeit gesichert.
Dropbox
Dropbox ist eine hervorragende Lösung für die ständige Synchronisation Deiner Dateien und somit ein Live-Backup. Der Dropbox Client kann auf verschiedenen Systemen installiert werden und synchronisiert anschließend ständig alle Dateien im eingerichteten Dropbox- Folder auf allen verwendeten Systemen. Zusätzlich ist auch der Zugriff über ein Web- Interface oder von mobilen Geräten möglich.
In der Basisversion bietet die Dropbox 2 GB Speicherplatz, der sich durch Empfehlungen und bestimmte Aktionen erweitern lässt. Die Dateien werden verschlüsselt und zuverlässig gesichert. Auch eine umkomplizierte Freigabe von Dateien oder ganzen Ordnern für Kunden und Geschäftspartner ist möglich.
Für 9,99 €/Monat bzw. 99,- €/Jahr gibt es 1 TB Speicherplatz und einige zusätzliche Freigabeoptionen.
Unternehmen können mit Dropbox für Unternehmen erweiterte Funktionen wie eine zentrale Verwaltung durch den Administrator nutzen. Ab 5 Mitarbeitern gibt es für 12,- €/ Nutzer/Monat 1 TB Speicherplatz pro Nutzer. https://www.dropbox.com/business
4 GB Bonus-Speicher sind bei Dropbox sehr einfach. Dazu installiert man die Apps Carousel (3 GB Bonus) und Mailbox (1 GB Bonus) auf iPhone oder Android. Nach der Verknüpfung mit Dropbox kann man die Apps wieder deinstallieren wenn man möchte. Der Bonusspeicher bleibt. Für Einladungen von Freunden bekommt man je 500 MB.
Google Drive
Google Drive ist gleichzeitig Onlinespeicher und Office von Google. Du erhältst kostenfrei 15 GB Speicherplatz von Google den Du für alle Google Services zusammen verwenden kannst. Besonders die Zusammenarbeit an Dokumenten funktioniert in Google Drive hervorragend. Du kannst an verschiedenen Standorten gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten und siehst Änderungen der anderen Teilnehmer automatisch.
Google Apps for Business bietet für € 4,-/Nutzer/Monat bzw. € 40,-/Nutzer/Jahr 30 GB Online-Speicherplatz. Die Version mit unbegrenztem Speicherplatz und weiteren Funktionen gibt es für € 8,-/Nutzer/Monate bzw. € 96,-/Nutzer/Jahr.
OneDrive
OneDrive ist der Onlinespeicher von Microsoft und bietet genauso wie die anderen Services Versionen für die gängigen Geräte und Systeme. Bei der Registrierung erhältst Du kostenfrei 15 GB Speicherplatz. 100 GB gibt es für nur € 1,99 pro Monat. Für € 7,- pro Monat erhältst Du 1 TB und Office 365 .
3 GB Bonus-Speicher erhält man bei OneDrive über die Sicherung eigener Bilder. Für Einladungen von Freunden bekommt man je 500 MB.
Box
Box ist ein Cloud-Speicher Service der Dir mit dem Standard Account 10 GB Speicherplatz bietet. Wie bei den anderen Cloud-Speicher Diensten gibt es auch für Box Apps für alle gängigen Systeme und mobile Geräte.
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